Temos certeza de que você detesta burocracia. Mas já parou para refletir se sua empresa tem mais burocracia para clientes e colaboradores que o necessário? Com a revolução digital, há muitas oportunidades de desburocratização.

Também há diversas organizações que ainda não aproveitam as facilidades da tecnologia. Por isso, se há um tempo sua empresa era considerada acessível, hoje pode estar complicando a experiência do cliente com burocracias desnecessárias.

Também podemos afirmar que você não quer que sua empresa seja considerada burocrática. Então, neste artigo, vamos mostrar 5 dicas que vão ajudar você a desburocratizar sua empresa.

Vamos nessa?

Por que é tão importante desburocratizar sua empresa?

Temos soluções na palma da mão, a alcance de um clique. Por causa das facilidades trazidas pela tecnologia, o consumidor mudou. Ele espera que até as empresas nas quais é atendido em um ambiente físico proporcionem atendimento rápido, facilitado e amigável.

Todos os setores procuram se alinhar a esse novo cliente. Um exemplo é o segmento bancário e contábil, duas grandes áreas conhecidas pela burocracia. E quem inovou, com possibilidades bem menos burocráticas, se destacou no mercado. Nem é necessário exemplificar, certo? Você sabe de quais empresas estamos falando. 

Então, está na hora da sua empresa pensar em como melhorar a experiência de todos com a desburocratização.

1. Reveja seus processos

Não faz muito tempo que a tecnologia entrou de vez nas empresas. A popularização da internet aconteceu nos anos 2000. Assim, podem haver diversos processos em sua empresa que não usam as facilidades dos novos tempos. Ou, ainda, as coisas podem ser feitas com base em um modelo no qual tudo acontecia de forma mais morosa.

Será que é possível modernizar alguma etapa de um processo?

Reveja processo por processo, documente e faça um plano de ação para um novo processo. 

2. Avalie adotar metodologias ágeis

Você já deve ter ouvido falar em metodologias ágeis. Está cada vez mais popular e tem uma razão: melhora a experiência do colaborador, cliente e proporciona resultados mais positivos. A gestão de projetos com metodologia ágil é focada em resultados e não em tarefas. Os testes são mais frequentes, em vez de entregar tudo no final, entrega-se etapas. 

Dessa forma, ao finalizar o projeto, a empresa costuma acertar muito mais do que quando são adotados os métodos antigos.

Outra característica muito importante é a maior autonomia do time. Ainda existe hierarquia, mas a colaboração é mais preciosa do que seguir normas rígidas. Todos têm voz na equipe, o que torna as pessoas mais responsáveis e motivadas. Dessa forma, os líderes ficam mais livres para o que realmente importa e o microgerenciamento diminui. 

Procure informações sobre metodologias ágeis, pode ser interessante para sua empresa.

3. Tecnologia a seu favor 

É impossível ignorar o papel da tecnologia na vida dos consumidores, empreendedores e trabalhadores. Mas há muitas empresas que ainda resistem a ter a tecnologia como uma aliada. Pense na atração e retenção de talentos, por exemplo. Com a possibilidade do trabalho remoto, você pode encontrar excelentes profissionais em qualquer parte do país. 

Claro, é algo que deve-se avaliar se sua organização está realmente preparada, mas é uma possibilidade.

A tecnologia também pode ajudá-lo a ter mais sustentabilidade, organização e tempo com a digitalização de arquivos. Ao ter os documentos em um acervo eletrônico, fica muito mais fácil e prático encontrar o que é necessário. Deixa-se de imprimir toneladas de documentos também.

A tecnologia tem aplicação ampla. Não deixe de procurar as ferramentas tecnológicas para ajudá-lo a desburocratizar sua empresa.

4. Faça a transformação digital na empresa  

Transformação digital é diferente de adotar recursos tecnológicos. Envolve recursos digitais também, é parte importante do processo. No entanto, também diz respeito à mentalidade de quem está envolvido em seu negócio. Eles precisam entender como o cliente atual pensa e deseja ser atendido. Daí em diante, é possível traçar processos, adotar ferramentas e comportamentos para modernizar a empresa.

Um exemplo bem básico: vamos supor que sua empresa tenha presença digital nas redes sociais. Ao enviar uma mensagem para o canal, alguém responde que mais informações só por telefone. Essa é uma mentalidade ultrapassada, que torna o processo de atendimento mais burocrático. A orientação deveria ser responder ao cliente e, se for o caso, pedir o contato do cliente para informações mais detalhadas.

5. Use certificado digital

O certificado digital é uma grande ferramenta para desburocratização das empresas. Ele permite assinatura de contratos a distância e com segurança, além da realização de diversos procedimentos obrigatórios. Já é possível assinar carteira de trabalho com o instrumento, validar documentos importantes, e-mails, entre outros.

Com ele, você precisará se deslocar menos, as autenticações em cartório serão eliminadas, bem como as despesas com malotes e fretes para envio de documentos.

E obter um certificado digital é simples desde o momento da emissão, não é nada burocrático. Na Seguraweb, você pode validar o seu por videoconferência. Basta pedir aqui.

Muita gente enxerga a desburocratização como algo oneroso. Mas tenha certeza que todo investimento terá como resultado uma empresa mais ágil, com melhor experiência para o colaborador e cliente. A médio e longo prazo, trará diminuição dos gastos, além do aumento dos lucros.

Siga as dicas e bons resultados para você!